Uuest aastast asendub korteriomanike ühisuse vorm kohustuslikus korras korteriühistuga, mis peaks panema seni haldusfirmade bilansis toimetanud kortermajades elavad inimesed mõtlema oma igapäevategevuse paremale ja läbipaistvamale korraldamisele. Haldusfirmadele annab see võimaluse avada oma köögipool ning koos seniste klientidega leida parim võimalus edasiseks koostööks.
Sellised regulatiivsed muutused tekitavad alati turul virvendust ning iga muutuv olukord paneb otsima uusi lahendusi. Kuna pärast ühistuks muutumist hakkab kõigile majadele kehtima eraldi raamatupidamine, tekib vajadus üle vaadata ka senine tarkvara ja töövahendid” ütleb iseteeninduskeskkonna Korteriyhistu.net arendusjuht Rain Eensaar. „Iga kortermaja vajab aegajalt mingit impulssi, et kõik toimiks ja inimesed oleksid rahul. Enamasti ollakse niikaua suhteliselt passiivsed, kuni saadakse mõni liiga suur arve või kuni muutub seadus.“
Korteriyhistu.net sai alguse samuti teatud muutusest turul. Iseteeninduskeskkond loodi 2005. aastal, kui elektrienergia- ja telefoniarved hakkasid tekkima muud moodi kui paberil, kuid ühistute arved olid endiselt paberil.
Kuigi olid olemas erinevad raamatupidamistarkvarad, ei pakutud tollal kortermajade spetsiifikale vastavat lahendust, mis oleks veebikeskne ning mida saaksid kasutada võimalikult paljud ühe majaga seotud inimesed: juhatus, haldus, raamatupidaja, elanikud, üürnikud. Nii sai alguse tarkvara, mis on aastate jooksul käsikäes keskkonna ja seadusandlusega arenenud. Järkjärgult on lisandunud kliente ning tarkvara on muutunud artaktiivsemaks ka ühistuid teenindavatele haldusettevõtetele.
„Meie klientideks ca 2350 maja üle Eesti ja 50 000+ korterit. Kasutajate seas on nii Eesti suurimad kinnisvara haldamisega seotud ettevõtted nagu ISS Eesti, Olemar, Pindi Kinnisvarahaldus kui ka väiksemad tegijad Haapsalu Linnamajanduse AS, Elva Varahalduse OÜja üksikud ühistud. Hea meel on tõdeda, et esimesed kliendid nagu Tartus tegutsev OÜ Randem on endiselt kasutamas.
Meie idee oli kohe luua veebipõhine erinevaid rolle võimaldav süsteem, sest mida suurem maja, seda vähem inimesed üksteist näevad. Seega suurepäraseks kohaks infot jagada ongi internet,“ selgitab Korteriyhistu.net-i üks idee algataja Rain Eensaar. Ta lisab, et kandvaks mõtteks on algusest peale olnud läbipaistvus, kuna paljudes majades tundus ühistu tegevus toimuvat n-ö mustas kastis ja infot jagati vaid kord aastas üldkoosolekul. Nüüd aga tekkis kõigil võimalus ka passiivselt protsesse jälgida.
Korteriyhistu.net-i eesmärk on kasutada inimest andmete töötluses aina vähem, et vältida inimlikest eksimustest tulenevaid vigu, tõsta programmi efektiivsust ning hoida kokku kõigi aega. Tagasiside näitab, et hästi läbimõeldud ja automatiseeritud süsteem võimaldab ühel inimesel töötada mitu korda efektiivsemalt, mis on eriti meelepärane haldusettevõtetele. Võimalik on vähendada tööjõukulusid või suurendada sama kulutaseme juures käivet.
Haldusfirmadel ja raamatupidajatel on võimalik valida erinevate pakettide vahel ning mida rohkem neil teenindatavad objekte on, seda soodsam on hind.
Põhjalik tarkvarasüsteem katab ära kogu hoone elutsükli
„Tarkvarasüsteem ei saa kunagi valmis, meil on pikaajaline visioon ning palju mõtted, mida veel saab teha ja kuidas asju paremaks muuta. Süsteem areneb koos kasutajate ja nende vajadustega. Samas peame aga balansseerima kasutajalihtsuse ning uute võimaluste vahel, sest ei saa muutuda oma pidevate värskendustega häirivaks nende jaoks, kes meie süsteemi näiteks 10 aastat juba oma töös kasutanud on,“ räägib Eensaar.
Samas peab olema tarkvara piisavalt pädev katmaks ära kogu hoone elutsükli alates infovahetusest ja kulude jagamisest kuni remonttööde ja uute planeeringuteni. Näiteks on Korteriyhistu.net-il olemas elektrooniline hoolduspäevik, kus on kirjas aegade jooksul tehtud tööd ja kuhu saab üles märkida hooldustegevuste kava järgnevateks aastateks. Ja muidugi peab tänapäevases maailmas olema iga süsteem loetav arvuti kõrvalt ka nutiseadmete pisemates ekraanides.
Korteriyhistu.net-is saab iga maja ise määrata, millised õigused antakse korteriomanikele, juhatuse liikmele, haldurile, revisjonikomisjoni liikmele. Lisaks kommunikatsioonisüsteemide näitude esitamisele elektrooniliselt toimub ka pidev infovahetus ühistu liikmete ja haldurite vahel mugavalt otse tarkvaras ning sealtsamast saab lugeda ka vajalikke dokumente nagu ühistu põhikiri vms.
„Meie üheks suuremaks väärtuseks on järjepidevus -kui inimesed juhatuses vahetuvad või tuleb uus raamatupidaja, siis ei ole kõik andmed ühe inimese kaustas, vaid uutel on väga lihtne neid käsitleda. Iga süsteem on muidugi täpselt nii hea, kui sinna on tõest infot sisestatud, kuid kui on olemas keskne koht, mida saab ka jälgida, on kogu ühistu asjaajamine läbipaistvam,” selgitab Eensaar.
Tänu läbipaistvusele on võimalik kiiremini märgata kõrvalekaldeid ning see annab võimaluse standardiseerida ja muuta arusaadavamaks seni ehk liiga laialivalgunud protsesse.
KOMMENTAAR
ALAR RAND, OÜ Randem haldusjuht
„Oleme korteriyhistu.net-i loomise ja kujunemise juures olnud päris algusest, alustades n-ö pilootkasutajana. Võtsime programmi kasutusele kohe pärast selle valmimist. Elamuhalduse täisfunktsionaalse programmikeskkonna loomine oli meile väga oodatud ja tänaseks on programm üle elanud ka kõik kasvuraskused.
Korteriyhistu.net on oluliselt lihtsustanud meie raamatupidajate tööd, on asendamatu abimees haldurite igapäevases tegevuses ja samal ajal ka oluline suhtluskanal meie klientidega, kes samuti seda internetikeskkonda aktiivselt kasutavad.”